Dossier

Je dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat wij als behandelaren een dossier aanleggen: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat wij vanaf het moment van je aanmelding je gegevens hierin noteren. Het gaat om gegevens over je gezondheid, bijvoorbeeld je voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener zijn we verplicht om je identiteit vast te stellen en je Burgerservicenummer (BSN) te noteren. We bewaren in je dossier ook de voor jouw behandeling noodzakelijke gegevens die we via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

 

Beveiliging van je dossier

We hebben alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan zijn we verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. We zullen je dan ook op de hoogte stellen.

 

Toegang tot je dossier

Alle personen in de praktijk die bij je behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot je dossier. Dit geldt ook voor de collega die ons vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als wij gehouden aan het beroepsgeheim. Je dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om je van goede zorg te voorzien.

​

Bewaartermijn van je dossier

Als je behandeling is afgerond, wordt je dossier ten minste 15 jaar bewaard. Vanaf 1 januari 2020 wordt deze termijn verlengd naar (ten minste) 20 jaar. Als je jouw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.

 

Je rechten

Als client heb je volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over je worden vastgelegd in je dossier. Namens jou kan ook je wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door jouw schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar ons oordeel je belangen zou schaden, dan hoeven we daaraan geen gehoor te geven.

 

Recht op inzage en afschrift

Je hebt recht om je dossier in te zien en je kunt om een kopie vragen; we reageren binnen één maand op je verzoek. Je hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mogen we op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als je digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mogen we je ook digitaal een kopie van je dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals je partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor je inzagerecht (tenzij deze gegevens door jou zelf zijn verstrekt). We zullen je daar in dat geval over informeren.

 

Recht op correctie of aanvulling

Als je vindt dat bepaalde gegevens in je dossier niet kloppen, dan kun je ons vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van ons professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kunnen we, indien je dat wenst, een aanvullende verklaring met je eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens jou op dat moment niet relevant, maar wil je ze toch bewaren, dan kun je verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. We reageren binnen één maand op je verzoek.

 

Recht op vernietiging

Je kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) je gegevens uit je behandeldossier te laten vernietigen. We reageren dan binnen een maand op je verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan je verzoek te voldoen, zullen we dat aan je laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.
Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor je gegevens in onze administratie (factuur, DBC-declaratiesysteem) geldt dat we deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moeten bewaren. In een aantal gevallen kunnen we op grond van de wet weigeren aan je verzoek te voldoen. We zullen je  dan uitleggen waarom.

​

Informatie delen met ...

Huisarts/verwijzer

Alleen met jouw toestemming mogen we informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie we je doorverwijzen. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit je dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zullen we je opnieuw om toestemming vragen, zodat je weet welke informatie, met wie en met welk doel we dit delen. Als je toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maken we daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen we de informatie niet verstrekken.

 

Derden

Mochten andere personen of instanties informatie vragen over je behandeling, dan zijn we niet verplicht die te geven. We hebben er in ieder geval je gerichte toestemming voor nodig en zullen vooraf met je doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.
Als je ons toestemming hebt gegeven, dan maken we daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen we de informatie niet verstrekken. In onze rol als (voormalig) behandelaar mogen we alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. We mogen bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel. Ook als je toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moeten we een eigen afweging maken of dit gezien ons beroepsgeheim geoorloofd is. We kunnen dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar ons oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor je kan zijn. Meer hierover kunt je lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.

 

Zorgverzekeraars

• We zijn wettelijk verplicht om een aantal van je persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, BSN). In de Gespecialiseerde GGZ is dat ook je diagnose. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee je aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar. Op declaraties in de Generalistische Basis-GGZ hoeven we de behandeldiagnose niet te vermelden.

• Voor sommige behandelingen heb je, op grond van de polisvoorwaarden van je zorgverzekering, alleen recht op een vergoeding als je zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar ons om informatie vragen over de diagnose. Als je bezwaar hebt tegen deze informatieverstrekking, kun je dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat je zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.

• Zorgverzekeraars mogen controleren of onze administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. We zijn verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is je toestemming niet vereist. We zullen je hierover wel vooraf informeren.

 

Het landelijk DBC-informatiesysteem (DIS)

DIS is het landelijke DBC-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het DBC-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals je naam, adres en woonplaats. We zijn verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als je hiertegen bezwaar hebt, kun je de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. We  verstrekken dan geen gegevens aan het DIS.

 

Vragenlijsten (ROM)

GGZ-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). We zullen je aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal een of meerdere vragenlijsten in te vullen. Deze informatie komt in je dossier. Met deze gegevens kunnen we het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen.
Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens.

 

Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie

Visitatie

Eens in de vijf jaar vindt er in onze praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als wij een beroepsgeheim hebben. We geven deze collega’s alleen inzage in je dossier als je daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder je toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat we alle gegevens hebben verwijderd waaruit je identiteit te herleiden is.

​

Intervisie, supervisie of consultatie

In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maken we alleen gebruik van gegevens waaruit je identiteit niet af te leiden is.

 

Veilig communiceren

Veilige communicatie

Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, volgens de AVG wetgeving, raden we je aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar ons te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. We gebruiken hiervoor een beveiligd e- mailprogramma (Therapieland/ Zorgmail).